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Resultados del gran plantón en Bolivar por la defensa del Control Fiscal

Cartagena 11 de febrero de 2011-02-11

Doctora
SANDRA MORELI RICO
Contralora General de la República
Ciudad

ASUNTO: RESULTADO DEL GRAN PLANTON EN LA GERENCIA DEPARTAMENTAL BOLIVAR. POR LA DEFENSA DEL CONTROL FISCAL.

Cordial saludo Señora Contralora,

Los funcionarios de la Gerencia Departamental Bolívar, preocupados por la actual situación por la que atraviesa nuestra Contraloría General de la República, especialmente por los inconvenientes para la implementación del PGA y atendiendo el llamado de Asociación Sindical de los Trabajadores de la Contraloría General de la República a participar en un Gran Plantón por la defensa del Control Fiscal; le informamos muy respetuosamente, algunas de las inquietudes presentadas por los funcionarios en dicho evento:

Los Equipos de Auditoría no cuentan con suficiente información del periodo auditado en la Gerencia Departamental Bolívar, lo que los obliga a solicitarla a la entidad para efectos de poder atender las actividades de la fase de planeación

La Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial a los recursos de Regalías Distrito Cartagena, vigencias 2009 y 2010, presenta la siguiente distribución del tiempo dentro de cada una de las fases de proceso auditor

ETAPAS DÍAS % DISTRIB.
PLANEACIÓN 13 30.2%
EJECUCIÓN 1 2.4%
INFORME 29 67.4%
TOTAL AUDITORÍA 43 100%

La Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la DIAN ADUANAS CARTAGENA, vigencia 2010, presenta la siguiente distribución del tiempo dentro de cada una de las fases:

FASES DE AUDITORIA DIAS ASIG DIAS EJEC % EJECUTADO
PLANEACION 15 5 33%
EJECUCION 0 0 0
INFORME 28 0 0
TOTAL 43 5 11%

La fase de planeación exige el desplazamiento de los funcionarios de la entidad, para el caso de los sujetos de control como la CSB que se encuentra fuera de Cartagena, dificulta la culminación de esta fase sin el desplazamiento a la entidad.

La Gerencia Departamental en cumplimiento a los requerimientos de profesionales se ha hecho necesario que los Contadores Públicos sean asignados a dos auditorías, lo cual no permitirá la suficiente profundidad al contenido de los informes.

La Gerencia Departamental ha designado un grupo de profesionales para que atiendan las Denuncias, que es un punto en el que tenemos debilidad en la Gerencia Departamental Bolívar, pero con los cambios del PGA se ha hecho necesario que estos profesionales atiendan auditorias, lo que no permite dar el impulso que requieren las DES y por consiguiente no estemos atendiendo con oportunidad el compromiso que tenemos con la Auditoría General de la República, como tampoco la directriz dada por la señora Contralora en la Circular del 13-01-2011.

Ejemplo de lo que se manifiesta con respecto del Grupo de Auditores, los cuales se consideran insuficientes, para una línea de Auditoría lo podemos observar en el sujeto de control SENA, ya que solo fueron asignado tres auditores para adelantar dicho Proceso, sin tener en cuenta, que el SENA Regional Bolívar, además de la Administración Central, tiene 4 Centros de Formación en la ciudad de Cartagena (Centro Industrial Petroquímico , Centro Náutico Acuícola y Pesquero, Centro de Comercio y Servicios y Centro Agroempresarial y Minero), que de manera autónoma manejan sus procesos administrativos y financieros.

El Memorando de Encargo contempla como líneas y objetivos específicos en Gestión y Resultados; donde se debe evaluar: Gestión Misional, Gestión Contractual, Evaluación del Proceso Presupuestal, Gestión del Talento Humano, Cumplimiento del Plan de Mejoramiento y Sistema de Control Interno- SCI; Evaluación del Proceso Contable y Cumplimiento de Obligaciones Normativas y otras (contempla la Gestión Ambiental); las cuales deberán aplicarse independientemente a cada uno de los Centros de Formación, por lo que es casi imposible que el Recurso Humano asignado para realizar este proceso auditor, pueda llevarlo a cabo, emanando un producto de calidad.

Tal como se señala en la validación de este Memorando de Encargo, para la realización de la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA; correspondiente a la vigencia 2010; el equipo auditor no cuenta con el Recurso Humano suficiente para la realización de dicho proceso, toda vez que la estructura orgánica e infraestructura del Punto de Control, posee una cobertura que no se puede abarcar con tres auditores, por lo que consideramos se hace indispensable que se asignen a este equipo auditor mínimo tres auditores más para cumplir con los lineamientos establecidos en el Memorando de Encargo.

Otra de las limitaciones que tiene este Equipo Auditor, es no contar con perfiles profesionales de:

Contador Público. Para que desarrolle la Línea de Proceso Contable y Financiero para cada uno de los Centros de Formación.

Ingeniero de Sistemas: para que realice la Evaluación de los Controles Generales de TI sobre proyecto de Innovación y Desarrollo Tecnológico, igualmente en cada uno de los Centros de Formación.

Un Ingeniero Civil, para que apoye a cada uno de los auditores que evalúe contratos de obras civiles en los cuales se deban realizar inspecciones físicas a las obras contratadas.

Un Auditor que maneje los temas Ambientales, para que evalúe la Gestión Ambiental, como se establece en el Objetivo de Cumplimiento de Obligaciones Normativas y Otras.

Teniendo en cuenta lo antes señalado, para el desarrollo de este tipo de auditoría, se debe contar desde su inicio con todos los profesionales necesarios, con el fin de realizar en cada uno de los Centros las mismas actividades, para poder unificar y consolidar los resultados de la información que se esté analizando, razón por la cual, el Equipo Auditor asignado hasta el momento, considera que no es procedente continuar con la auditoría, sino se conforma un equipo auditor con los profesionales suficientes para realizar un proceso auditor con Calidad, como lo establece el audite 4.0.

Otro ejemplo lo podemos observar saneamiento fiscal municipio de Barranco de Loba, Se recibió Memorando de Encargo o de Asignación No. 2011EE5233 de 02 de febrero de 2011, el cual ha establecido como términos para efectuar el ejercicio auditor un plazo de dos (2) meses contados a partir del 31 de enero hasta el 30 de Marzo de 2011, el Memorando de Encargo fue recibido en la Gerencia el día 2 de febrero, lo que para el equipo auditor significa que esa es la fecha de inicio (2 de febrero), por lo que se dispone de 41 días hábiles para desarrollar este proceso que incluye dos vigencia como son 2008 y 2009, así las cosas la distribución del tiempo se plantea de la siguiente manera, de acuerdo a lo establecido en la Guía de Audite 4.0.

Fase de planeación: febrero 2 al 18: 13 días - 30%
Fase de ejecución: 0 días – 0%
Fase de Informe: Febrero 21 al 30: 28 días – 70%

Atendiendo a lo establecido en la guía Audite 4.0, esta determina que para la etapa de planeación se dispondrá del 30% de los días asignados, por lo tanto esto equivale a 13 días, tomando como base los 41 días disponibles, a esto hay que calcularle el 29 días para la fase de informe, tiempo estimado para su cumplimiento de acuerdo a los procesos en la fase de informe, lo anterior nos demuestra que no queda disponible días para la fase de ejecución.

Para dar cumplimiento a la fase de informe de acuerdo a lo establecido en la Guía de Audite 4.0 en el flujograma de informe del nivel desconcentrado, 5.5.1.3. los tiempos establecidos para la respuesta de la entidad son cinco (5) días, y para realizar la actividad de “revisión de formato de Revisión, liberación y remisión de Informes finales de auditoría”, por parte del despacho del contralor son tres (3) días, para un total de ocho días, que se descontarían de los trece días establecidos para etapa de informe, resultado de multiplicar sesenta y dos días hábiles totales de la auditoria por el 20% que corresponde a la etapa de informe, quedando solo cinco (5) para realizar las otras actividades.

En atención a todas las consideraciones anteriores, evidenciamos que la fase de ejecución no cuenta con el tiempo suficiente para cumplir todas las actividades propuestas, ya que se debe tener en cuenta también que se auditaran dos vigencias (2008 y 2009).

Por tal motivo solicitamos respetuosamente la ampliación de términos para la etapa de ejecución informe en treinta y dos (32) días hábiles, para de esta manera no afectar el 30% correspondiente a la etapa de Planeación y el 50 % correspondiente a la etapa de ejecución. Es conveniente resaltar que lo plasmado en la Guía Audite 4.0 es normado por una resolución de estricto cumplimiento, en este caso la distribución porcentual; para el caso del informe presenta debilidades para su cumplimiento, teniendo en cuenta los tiempos de cada actividad.

Ante todos los inconvenientes que presentan los Memorandos de Encargos que contienen los lineamientos de las auditorías programadas en el PGA 2011, solicitamos de manera respetuosa a usted como representante de la señora Contralora General de la República, en esta Gerencia Departamental para que se atiendan las siguientes solicitudes:

1.- Asignar a cada equipo auditor los funcionarios requeridos para llevar a cabo los procesos para garantizar la calidad del producto final.

2.- Ampliar los términos de las auditorías en aquellas donde consideramos insuficientes el tiempo asignado para desarrollar el proceso auditor.

Luego de de observar la estructura de los encargos de auditoría dirigidos hacia los municipios, específicamente en cuanto al régimen subsidiado en salud, se evidencia la poca planificación desde el nivel central, como se ha manifestado siempre, que el problema no es de personal sino de planificación. Es de anotar que la CGR adelanta auditorías de SGP a municipios correspondiente a la vigencia 2010, donde se presentaros cambios sustanciales de la normatividad que dieron un giro de 360° en el manejo de estos recursos, incorporándose nuevos conceptos como: contrato electrónicos, las DGAS, entre otros, y nuestros auditores en su mayoría, neófitos en la materia, estableciéndose el proceso contrario, que significa efectuar las auditorias y luego capacitar al personal, lo que finalmente podría redundar en la calidad de estos procesos auditores.

No obstante que la variable tiempo es un tema bastante trajinado con el nivel central, no solo en esta administración, sino en anteriores; las auditorias se planean para cumplir coberturas y no para cubrir o alcanzar calidad. Se incluyen entidades sin el debido estudio sectorial, pertinente a los acontecimientos reales del sector.

De igual manera la Información es otro tema que va articulado con el anterior, pues, al no existir información, viene afectando la variable tiempo, poniendo en situación desventajosa al equipo auditor. Pues tocaría esperar que el sujeto de control remita la documentación solicitada, sin ningún tipo de exigencias.

Un ejemplo de lo anterior, lo encontramos en la auditoria que actualmente se desarrollo a los recursos de regalías distrito de Cartagena de Indias, vigencias 2009 y 2010, modalidad especial. Asimismo, a la auditoria DIAN Aduanas Cartagena, vigencia 2010, modalidad regular.

Estas inquietudes surgen como resultado de la Asamblea de Ascontrol, realizada el 10 de febrero de 2011, sugerida por los Grupos Auditores profesionales afiliados al Sindicato y simpatizantes del mismo:

Por todo lo anterior, esperamos de su parte, su pronta intervención para fortalecer nuestro accionar en cumplimiento del mandato constitucional que nos ha designado el pueblo colombiano,

Cordialmente,

Subdirectiva Bolivar