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Sobre el SIGEDOC y algunas solicitudes extralimitadas

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Bogotá; Abril 13 de 2021
 

La organización sindical ASCONTROL hace un llamado a la Alta Dirección de la Entidad, respecto al traumatismo originado por una interpretación a nuestro juicio, equivocada de la norma, al exigírsele a los funcionarios de la entidad que han sido encargados y/o trasladados, que para poder obtener el paz y salvo de Gestión Documental deben actualizar y “limpiar” su SIGEDOC, incluso de documentos de vigencias anteriores a la entrada en vigor del nuevo sistema de gestión documental.

Debemos aclarar que no estamos llamando al incumplimiento de lo que nos corresponde como funcionarios. sin embargo, es necesario precisar que el SIGEDOC fue adoptado mediante Resolución Reglamentaria 184 del 27 de agosto de 2012 y cuya efectiva implementación comenzó el 28 de agosto del mismo año.   

Posteriormente con el Memorando 007 del 23 de octubre de 2013 se precisó:

“…Teniendo en cuenta que mediante Resolución Reglamentarla Nº 0184 del 27 de Agosto de 2012, se adoptó et Sistema de Gestión Documental SIGEDOC como herramienta institucional para radicar, tramitar, archivar y hacer seguimiento a la documentación Oficial de la Contraloría General de la República y que los trámites asignados en dicho sistema son de obligatorio cumplimiento, me permito recordar et cumplimiento a dicha resolución e informar que a partir de la fecha se debe dar estricto cumplimiento a tas siguientes instrucciones;

    • Las comunicaciones Internas Enviadas (IE) y Externas Enviadas (EE) radicadas en et SIGEDOC, deben llevar el rótulo preimpreso en el documento y se prohíbe et recorte y pegado de dicho rótulo en este tipo de documentos.

    • Todos los documentos radicados en el SIGEDOC:  Externas   Recibidas, Internas Enviadas (IE) y Externas Enviadas (EE), se deben escanear y subir a dicho sistema. Para la disponibilidad de los escáner, deben apoyarse en los tecnólogos de cada dependencia…” (negrilla fuera de texto)

Ello es ratificado por el memorando 003 del 24 de marzo de 2021 que precisa: “…Así las cosas, en Bogotá el sistema inició su operación el mismo 28 de agosto de 2012 y en las gerencias departamentales fue de manera gradual y se formalizó mediante actas…” y puntualizó que: “…La digitalización de cada radicado y registro en el aplicativo se debió realizar desde su implementación, sin embargo, fue ratificado el proceso de digitalización mediante Memorando 007 de 2013 y revalidado mediante Memorando 007 de 2020, en donde se incluye el cargue de correos electrónicos al aplicativo…”. (negrilla fuera de texto).

Es decir, teniendo en cuenta que la digitalización de documentos se torna obligatoria solo a partir del 23 de octubre de 2013, es fácil concluir que todos los documentos IE, EE o ER anteriores a dicha fecha NO es de obligatorio cumplimiento su digitalización.  

Por lo anterior, solicitamos respetuosamente a la DIAC y/o a la Dirección de Gestión Documental, tomar los correctivos necesarios, toda vez que la obligatoriedad de digitalización de documentos radicados en el SIGEDOC es a partir del 23 de octubre de 2013, hacia adelante.


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